Dans tous les immeubles ou résidences avec une copropriété, il doit y avoir un syndic de copropriété. Un immeuble neuf ou en construction et en passe d’être livré n’y échappe pas, il doit en effet avoir un syndic provisoire en attendant la première AG de ses copropriétaires.
Copropriétés neuves : le promoteur désigne le syndic provisoire
Quand la construction d’un immeuble neuf est sur le point d’être achevée, la nomination d’un syndic est obligatoire, dans la mesure où il va accueillir des copropriétaires.
La copropriété devant être gérée par un syndic, il appartient au promoteur d’en désigner un, même si aucun bailleur ni locataire n’occupe les lieux. La nomination de ce syndic provisoire vise en effet à faire fonctionner la copropriété une fois que les premiers occupants emménagent sur les lieux.
Concrètement, le syndic provisoire est un professionnel ou une personne exerçant cette activité au sein d’une société ou en son nom propre, il doit ainsi disposer d’une carte professionnelle délivrée par la CCI.
Cependant, il ne lui appartient pas de rédiger le règlement de copropriété de l’immeuble à gérer, cette tâche est à l’initiative du promoteur et d’un notaire.
Le syndic provisoire récupère uniquement auprès du promoteur les documents dont il aura besoin pour assurer la gestion de l’immeuble : les plans de la résidence, les plans de recollement, les documentations techniques des équipements, les certificats de conformité, etc.
La durée du contrat du syndic provisoire étant d’un an, il a toutefois le droit de se présenter lors de la 1ère AG des copropriétaires pour être reconduit. Une telle éventualité est cependant déconseillée, car le syndic provisoire pourrait protéger les intérêts du promoteur qui l’a nommé.
En effet, le syndic provisoire doit pouvoir confronter le promoteur en cas de conflits entre le règlement de copropriété et la réalité sur le site.
Il doit aussi pouvoir le faire en cas de réserves à émettre sur le PV de réception des parties communes durant la livraison de la résidence ; il doit faire de même pour les trois garanties relatives à la vente et auxquelles le promoteur doit se tenir : la garantie du parfait achèvement, la garantie biennale et la garantie décennale.
Le syndic provisoire doit être concurrencé par un ou plusieurs syndics candidats
Ce sont les raisons pour lesquelles il est obligatoire, d’après la loi ALUR, de mettre en concurrence le syndic provisoire. En effet, laisser au promoteur le droit de désigner seul le premier syndic ne protège pas les intérêts des futurs copropriétaires.
Celui-ci prend en effet ses fonctions dès que la copropriété voit le jour, ce qui empêche les copropriétaires d’exprimer leur véritable choix.
Une telle pratique est pointée du doigt depuis quelque temps, car aucun conseil syndical n’a élu le syndic provisoire, lui-même étant créé pendant la 1ère AG. De ce fait, aucun candidat autre que celui proposé par le promoteur ne pourrait se présenter, ce qui réélit celui-ci par défaut dans la plupart des cas.
La loi ALUR préconise au nouveau conseil syndical de proposer un ou plusieurs syndics l’année suivante, dès que les copropriétaires le souhaitent. Pour cela il peut recourir aux services d’un courtier en syndic, afin de l’aider dans la démarche et ainsi trouver le syndic répondant le mieux aux besoins de la copropriété. Les copropriétaires peuvent procéder de même s’ils éprouvent le besoin de le faire.
Dans une volonté de respecter le choix des copropriétaires, un promoteur consciencieux peut également faire appel à un courtier en syndic pour trouver le syndic provisoire adapté à la situation. Autrement, il peut envoyer un courrier à chaque copropriétaire en leur demandant de proposer un ou plusieurs syndics candidats durant la première AG.
Les copropriétaires nomment ensuite le syndic
Ainsi, même si le promoteur a déjà choisi un syndic provisoire, les copropriétaires ont le droit de désigner un autre syndic une fois la 1ère AG de copropriété organisée. Il faut toutefois que cette nomination soit inscrite à l’ordre du jour de l’AG, et qu’elle figure dans les convocations envoyées aux copropriétaires pour avoir lieu.
Chacun des copropriétaires peut ainsi proposer un syndic à condition de le faire par lettre recommandée, courrier ou mail, au syndic actuel. Le nouveau syndic doit ainsi être élu par la moitié plus une des voix des copropriétaires, ou à la majorité absolue des voix pour être nommé.
Le rôle du syndic provisoire
Comme il représente légalement le syndicat de copropriétaires, le syndic provisoire se charge de la gestion des finances et de l’administration de la copropriété. Il doit faire en sorte que toutes les parties communes et les équipements de l’immeuble restent en bon état d’usage et de jouissance.
Assurer la gestion financière de la copropriété
Le syndic provisoire élabore en vue de les soumettre au vote des copropriétaires :
– Le budget prévisionnel de la copropriété,
– Les comptes du syndicat et leurs annexes.
Il doit aussi ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat, sur lequel va être versé l’argent reçu au nom et pour le compte du syndicat de copropriétaires. Cela signifie que le syndicat de copropriétaires en est le titulaire et que seul ce nom doit être inscrit sur les relevés bancaires.
Si c’est le nom du syndic (et non celui du syndicat de copropriétaires) qui est marqué sur les relevés bancaires, il ne s’agit pas d’un compte séparé.
Se charger de la gestion administrative de la copropriété
Il appartient également au syndic provisoire d’assurer la gestion administrative de la copropriété, une responsabilité incluant diverses tâches : notamment élaborer et mettre à jour la fiche synthétique de la copropriété, cela signifie faire la liste de tous les copropriétaires avec leur lot, état civil, domicile et adresse électronique (avec accord) respectifs.
Il doit aussi faire respecter le règlement de copropriété, et mettre en œuvre les décisions de l’AG des copropriétaires. Au syndic provisoire d’administrer la résidence, de la conserver dans son état initial, de se charger de son entretien et de faire exécuter les travaux d’urgence quand besoin est.
Il élabore et garde à jour le carnet d’entretien des lieux et tient au courant les bailleurs ou les locataires des décisions prises en Assemblée générale. En cas de litige, il représente aussi le syndicat de copropriétaires en justice. Pour finir il assure la gestion des archives du syndicat des copropriétaires.
Le syndic provisoire doit cependant organiser un vote en AG avant de prendre les décisions sur la souscription d’un contrat d’assurance responsabilité civile du syndicat ; il en est de même avant de confier à une entreprise spécialisée la gestion des archives du syndicat de copropriétaires, ou pour toute signature de contrats avec une entreprise ou un prestataire de services.
Mettre en place un accès en ligne des documents de la copropriété
Enfin, pour que chaque copropriétaire puisse accéder aux documents relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots de copropriété, le syndic provisoire doit mettre en place un accès en ligne.
Il doit sécuriser celui-ci par un code personnel, et faire en sorte que les documents puissent être téléchargés et imprimés. Chaque accès se différencie toutefois d’un autre selon la nature ou le type de document.